Índice
Introducción
Guía de Usuario
Funcionalidades Detalladas
Panel de Administración
Ventajas del Sistema
Introducción
El sistema permite realizar un seguimiento detallado del tiempo invertido en diferentes tareas, calcular costes y productividad en tiempo real, y generar informes ejecutivos detallados. Con una configuración altamente flexible y una interfaz intuitiva, ProdCont está pensado para ser la solución óptima tanto para grandes empresas como para pequeñas organizaciones que buscan mejorar la eficiencia de sus operaciones diarias. La adaptabilidad del sistema permite ajustar todos los parámetros a las necesidades específicas de cada empresa, desde la configuración de tareas hasta la definición de los centros de coste y los horarios personalizados de los trabajadores.
ProdCont también ofrece la posibilidad de gestionar el rendimiento en tiempo real, lo cual permite a los supervisores y gerentes estar siempre informados sobre la productividad de sus equipos, asegurando así una mejor toma de decisiones basada en datos precisos. Además, la generación automática de informes proporciona una visión clara y detallada sobre el rendimiento operativo, los costes de cada operación y las posibles ineficiencias a corregir. Todo esto convierte a ProdCont en una herramienta ideal para aquellos que buscan optimizar sus recursos y maximizar la rentabilidad.
Guía de Usuario
Acceso al Sistema
Inicio de Sesión
Acceda a través de su navegador web preferido.
Introduzca sus credenciales (email y contraseña) para acceder al sistema.
El sistema diferencia automáticamente entre usuarios normales y administradores, lo cual garantiza que cada empleado tenga acceso solo a la información relevante para sus tareas.
Panel Principal
La interfaz principal está diseñada para ser clara y fácil de usar, permitiendo un acceso rápido a las funcionalidades clave.
Encontrará cuatro botones principales que guían el flujo de trabajo:
Iniciar Jornada
Iniciar Tarea
Finalizar Tarea
Finalizar Jornada
Además, el sistema previene que el flujo se cumpla impidiendo iniciar una tarea si previamente no se ha iniciado la jornada, o finalizar la jornada si existen tareas pendientes de finalizar por el trabajador.
Flujo de Trabajo Diario
Inicio de Jornada
Para comenzar su jornada laboral, pulse «Iniciar Jornada».
Introduzca su número de trabajador, que permite identificarlo unívocamente dentro del sistema.
El sistema registrará automáticamente la hora de inicio de la jornada. En caso de que su empresa tenga horarios predefinidos, el sistema ajustará su hora de inicio de acuerdo con esos parámetros.
Gestión de Tareas
Para iniciar una nueva tarea:
Pulse «Iniciar Tarea» para comenzar.
Seleccione el centro de costes que corresponde a la tarea. Esto es crucial para asegurar una correcta imputación de los recursos.
Elija la operación específica que está a punto de realizar, permitiendo al sistema contabilizar correctamente el tiempo y los costes asociados.
Una vez iniciada, el sistema comenzará a contabilizar el tiempo de manera automática.
El sistema permite iniciar tareas simultáneas en paralelo.
Para finalizar una tarea:
Pulse «Finalizar Tarea» para detener el cómputo del tiempo asociado.
Seleccione la tarea activa que desea finalizar.
Opcionalmente, registre cualquier incidencia que haya ocurrido durante la ejecución de la tarea:
Descripción detallada del problema encontrado.
Tiempo perdido en minutos debido a la incidencia.
Grabación de voz para describir más detalladamente la incidencia, lo cual proporciona un nivel adicional de documentación.
Finalización de Jornada
Al terminar el día, pulse «Finalizar Jornada».
Introduzca su número de trabajador nuevamente.
El sistema registrará automáticamente la hora de salida, asegurando la precisión de los registros de tiempos y la transparencia en la información.
Funcionalidades Detalladas
1. ⏰ Control de Tiempo
Registro Automático
⏱️ Hora de entrada y salida completamente automatizada para minimizar errores.
⏳ Duración exacta de cada tarea realizada por cada empleado.
⏸️ Pausas, tiempos muertos y descanso contabilizados para asegurar un control total sobre los tiempos efectivos de trabajo.
🔄 Ajuste automático según el horario configurado, eliminando la necesidad de intervenciones manuales para modificar la información registrada.
Validaciones Automáticas
✅ El sistema previene solapamientos de tareas, garantizando que cada trabajador registre de forma óptima su tiempo .
🕒 Control de jornada activa que asegura que los trabajadores no olviden finalizar sus tareas antes de salir.
🔍 Verificación constante del cumplimiento de los horarios establecidos, ayudando a mantener una disciplina en la organización.
2. 📋 Gestión de Tareas
Categorización
📊 Organización de las tareas mediante centros de costes específicos que ayudan a categorizar los esfuerzos.
⚙️ Operaciones predefinidas permiten que los trabajadores seleccionen rápidamente la actividad que van a realizar.
⏱️ Tiempos estándar establecidos, contra los cuales se puede comparar el rendimiento de las tareas.
Seguimiento en Tiempo Real
🚀 La productividad se calcula automáticamente en tiempo real a medida que los trabajadores completan las tareas.
🔄 Comparación constante con los tiempos estándar para identificar potenciales desviaciones o mejoras .
💰 Cálculo de costes asociados a cada operación para determinar la rentabilidad de cada una de las actividades realizadas.
3. ⚠️ Sistema de Incidencias
Registro Detallado
📝 Cada incidencia se documenta de forma precisa mediante descripción textual .
🎤 Grabación de voz opcional para documentar de manera más clara cualquier problema encontrado durante la tarea.
⏳ Cuantificación del tiempo perdido debido a cada incidencia, lo cual contribuye a mejorar la planificación futura.
Categorización
🗂️ Clasificación por tipo de incidencia para identificar patrones comunes que pueden estar afectando la productividad.
📉 Análisis del impacto en la productividad, ayudando a los gerentes a priorizar las soluciones.
📈 Seguimiento histórico de incidencias para comprender el comportamiento a lo largo del tiempo .
4. 🤖 Cálculos Automáticos
Productividad
📊 Basada en tiempos estándar y ajustada según las incidencias registradas durante la ejecución de tareas .
Costes
💵 Calculados automáticamente por minuto, teniendo en cuenta el salario anual del trabajador.
📋 Desglose detallado por tarea y período, lo cual permite un análisis profundo de cómo se está utilizando el tiempo.
Panel de Administración
1. Gestión de Registros
Visualización Completa
Filtros avanzados que permiten segmentar la información por trabajador, centro de coste o fecha.
Ordenación múltiple de los registros para tener un control más claro de las actividades.
Exportación a Excel para compartir informes de rendimiento o análisis con otros departamentos.
Edición de Registros
Modificación de tiempos ya registrados para corregir errores o ajustes necesarios.
Ajuste de operaciones registradas si una tarea ha cambiado de categoría o ha sido registrada de forma incorrecta.
Histórico de cambios para garantizar la trazabilidad de las modificaciones.
2. Configuración de Operaciones
Centros de Costes
Creación y edición de centros de costes específicos para categorizar mejor las actividades.
Asignación de operaciones a cada centro de coste para facilitar la selección de tareas.
Gestión de tiempos estándar, ayudando a los empleados a tener una referencia clara de la duración esperada.
Operaciones
Definición detallada de las tareas disponibles.
Tiempos esperados para cada tarea.
Vinculación directa con centros de costes que ayuda a la imputación correcta de cada actividad.
3. Gestión de Trabajadores
Datos Personales
Almacenamiento de información básica, como el nombre, número de trabajador y la sede asignada.
Configuración de Horarios
Definición de horarios de trabajo para cada empleado, incluyendo el modo de horario fijo o flexible.
Pausas planificadas para comidas y descansos.
Configuración de modo horario exacto para empresas que requieren un control de tiempos muy preciso.
Costes
Cálculo automático del coste por minuto basado en el salario anual y las horas de trabajo anuales del trabajador.
4. Informes Ejecutivos
Generación Automática
Análisis automático de productividad por trabajador, centro de coste o tipo de operación.
Cálculo de los costes asociados a cada sede o grupo de trabajadores.
Informes de tiempos desglosados por operación que muestran en detalle el rendimiento.
Exportación
Formato Word y Excel, lo cual facilita la integración de los informes en presentaciones o análisis de otros departamentos.
Gráficos incluidos que permiten una interpretación rápida de los datos.
Ventajas del Sistema
1. Optimización de Recursos
Control Preciso
El seguimiento detallado del tiempo de cada tarea permite identificar ineficiencias de manera precisa.
Optimización de procesos al detectar actividades que consumen recursos innecesariamente.
Reducción de Costes
Mejor asignación de recursos y control exhaustivo del coste asociado a cada operación.
Identificación de sobrecostes que permite implementar acciones correctivas rápidamente.
2. Mejora de la Productividad
Análisis en Tiempo Real
Métricas calculadas instantáneamente permiten a los gerentes responder a problemas antes de que se conviertan en situaciones críticas.
Comparativas constantes con tiempos estándar que facilitan la identificación de mejoras.
Gestión Proactiva
Detección temprana de problemas comunes.
Ajuste de cargas de trabajo para asegurar una distribución equitativa entre los empleados.
Optimización de procesos para lograr máximos niveles de eficiencia.
3. Toma de Decisiones
Datos Precisos
Informes detallados que presentan datos precisos y métricas relevantes para los gerentes.
Análisis histórico que ayuda a identificar tendencias de productividad y rendimiento.
Visión Estratégica
Identificación de patrones y tendencias a lo largo del tiempo.
Proyecciones basadas en datos reales, ayudando a planificar con mayor certeza.
4. Cumplimiento y Control
Registro Detallado
Histórico completo de todas las actividades, incluyendo cambios y auditorías.
Trazabilidad total que asegura el cumplimiento de las normativas y políticas empresariales.
Seguridad
Control detallado de los accesos y permisos diferenciados por perfil de usuario.
Protección de datos garantizada mediante el uso de encriptación y protocolos de seguridad avanzados.
5. Facilidad de Uso
Interfaz Intuitiva
Diseño responsivo que permite utilizar el sistema desde cualquier dispositivo.
Acceso rápido y fácil tanto desde el móvil como desde el ordenador.
Navegación clara y organizada que minimiza la curva de aprendizaje.
Automatización
Cálculos realizados de manera instantánea sin necesidad de intervención del usuario.
Validaciones automáticas que evitan errores comunes y aseguran la coherencia de los datos.
Generación de informes sin necesidad de configurar plantillas, lo cual ahorra tiempo y esfuerzo.
6. Adaptabilidad
Configuración Flexible
Ajuste del sistema a las necesidades específicas de cada empresa.
Escalabilidad que permite que el sistema crezca junto con el negocio.
Personalización de operaciones y centros de coste, lo cual facilita una gestión más alineada con los objetivos específicos de la empresa.
Integración
Exportación de datos sencilla para su uso en otros sistemas o en hojas de cálculo.
Compatibilidad con Excel y otros formatos para compartir los resultados de manera ágil.
Generación de documentos que pueden ser utilizados para presentaciones y reportes.
La aplicación ProdCont representa una solución completa y profesional para la gestión de la productividad en empresas del sector servicios, proporcionando las herramientas necesarias para un control efectivo del tiempo y los recursos, junto con la capacidad de análisis y toma de decisiones basada en datos reales y precisos. La flexibilidad y el alcance de sus funcionalidades hacen de ProdCont una herramienta útil para la mejora continua, ayudando a las empresas a ser más competitivas en un entorno laboral exigente y siempre cambiante.